Factuur vs Invoice: Wat is het verschil?
+ Alles over BTW voor ZZP'ers
Nederlandse ZZP'ers sturen facturen. Internationale klanten verwachten een invoice. Zijn het hetzelfde? Wat zegt de Belastingdienst? En wanneer moet je eigenlijk BTW rekenen? Dit artikel geeft alle antwoorden.
Factuur of invoice — wat is het verschil?
Het korte antwoord: er is geen inhoudelijk verschil. Factuur is het Nederlandse woord, invoice is het Engelse woord voor precies hetzelfde document — een officiële rekening van een leverancier aan een klant.
In de Nederlandse belastingwetgeving (artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting 1968) wordt altijd de term “factuur” gebruikt. Stuur je een Engelse factuur aan een Nederlandse klant, dan noem je het een “invoice” — maar de juridische inhoud en vereisten zijn identiek.
🔑 Conclusie
Factuur = invoice. Gebruik het woord dat past bij je klant. Aan Nederlandse zakelijke klanten stuur je vaak een “factuur”; aan internationale klanten een “invoice”. Juridisch maakt het geen verschil.
Wanneer ben je als ZZP'er BTW-plichtig?
Dit is de vraag die de meeste verwarring veroorzaakt bij startende ZZP'ers. In Nederland geldt:
- ✓Standaard: je bent BTW-plichtig en moet 21% of 9% BTW rekenen op je facturen.
- ✓KOR (Kleineondernemersregeling):als je omzet onder de €20.000 per jaar blijft, kun je vrijstelling aanvragen. Dan reken je 0% BTW en schrijf je “BTW verlegd o.g.v. de KOR” op je factuur.
- ✓Internationale diensten (B2B):lever je diensten aan een buitenlands bedrijf? Dan geldt in de meeste gevallen BTW 0% met de vermelding “BTW verlegd” (reverse charge).
⚠️ Let op: KOR drempel
De KOR-drempel is €20.000 per kalenderjaar. Verwacht je dit jaar boven de grens te komen? Meld je dan vóór 1 november bij de Belastingdienst om te voorkomen dat je met terugwerkende kracht BTW moet afdragen. Chaser berekent automatisch het juiste BTW-bedrag (0%, 9% of 21%) op basis van het tarief dat je instelt.
Verplichte velden op een Nederlandse factuur (2026)
De Belastingdienst stelt strikte eisen aan facturen. Een ontbrekend veld kan betekenen dat je klant de BTW niet kan terugvorderen — en dat zorgt voor een lastig gesprek. Dit moet er op staan:
| Verplicht veld | Toelichting |
|---|---|
| BTW-nummer | Jouw btw-identificatienummer (NL123456789B01) |
| KvK-nummer | Verplicht voor alle Nederlandse ondernemers |
| Factuurdatum | De datum waarop de factuur is uitgeschreven |
| Factuurnummer | Uniek, opeenvolgend nummer (bijv. 2026-001) |
| Naam & adres leverancier | Jouw bedrijfsnaam en adres |
| Naam & adres klant | Volledige naam/bedrijfsnaam en adres van de klant |
| Omschrijving | Duidelijke beschrijving van diensten of producten |
| Hoeveelheid & eenheidsprijs | Aantal uren/stuks en prijs per eenheid |
| BTW-tarief | 0%, 9% of 21% (of vrijstelling met reden) |
| BTW-bedrag | Het berekende BTW-bedrag apart vermeld |
| Totaalbedrag | Totaal excl. BTW én totaal incl. BTW |
| Betaaltermijn | Bijv. "Betaaltermijn: 14 dagen" |
Chaser vult al deze velden automatisch in en genereert een PDF die voldoet aan de factuurvereisten van de Belastingdienst.
Wat als je een factuur stuurt zonder BTW terwijl je dat wel had gemoeten?
Dit is een veelgemaakte fout, vooral bij startende ZZP'ers die denken dat ze onder de KOR vallen maar de drempel overschrijden. De gevolgen:
- ⚠️Naheffing: de Belastingdienst kan de niet-afgedragen BTW alsnog opeisen, inclusief rente.
- ⚠️Creditnota vereist: je moet een creditnota uitschrijven en een nieuwe factuur sturen met het juiste BTW-bedrag — wat klanten niet altijd leuk vinden.
- ⚠️Boete mogelijk: bij herhaalde fouten of grote bedragen kan de Belastingdienst een boete opleggen.
✅ De veilige route
Gebruik een factuurprogramma dat het BTW-tarief automatisch berekent en bijhoudt. Chaser ondersteunt 0%, 9% en 21% BTW — instelbaar per factuur. Twijfel je over je BTW-plicht? Raadpleeg een boekhouder of de website van de Belastingdienst.
BTW op een Engelse invoice — hoe werkt dat?
Stuur je een Engelse factuur (“invoice”) aan een buitenlandse klant? Dan gelden speciale BTW-regels:
📋 B2B diensten (zakelijk naar zakelijk)
Lever je diensten aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan geldt BTW 0%met de vermelding “VAT reverse charged” of “BTW verlegd” en het BTW-nummer van je klant. De klant draagt de BTW af in zijn eigen land (intracommunautaire dienst).
🌍 Diensten buiten de EU
Lever je diensten aan een bedrijf buiten de EU (VS, VK, etc.)? Dan is de dienst in de meeste gevallen buiten de Nederlandse BTWen vermeld je “outside scope of Dutch VAT” of “BTW buiten toepassingsbereik”.
👤 B2C diensten (zakelijk naar consument)
Lever je diensten aan particulieren in een ander EU-land? Dan moet je in de meeste gevallen het BTW-tarief van het land van de consument rekenen. Dit is complexer — raadpleeg een boekhouder.
KOR (Kleineondernemersregeling) — wanneer zet je 0% BTW?
De KOR is een vrijstelling van BTW voor kleine ondernemers. Als je je aanmeldt bij de Belastingdienst en je omzet blijft onder €20.000 per jaar, reken je 0% BTW en hoef je geen BTW-aangifte te doen.
Hoe vermeld je de KOR op je factuur?
BTW: €0,00 (vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968 — Kleineondernemersregeling)Of in het Engels voor internationale clients:
VAT: €0.00 (exempt under Dutch Small Business Scheme — KOR, Art. 25 Wet OB 1968)⚠️ Nadeel van de KOR
Je kunt geen BTW terugvorderen op je zakelijke kosten (laptop, software, etc.). Bij hogere kosten kan het voordeliger zijn om niet voor de KOR te kiezen, ook al zit je onder de drempel.
Hoe Chaser BTW automatisch berekent
In Chaser stel je per factuur het BTW-tarief in: 0%, 9% of 21%. Chaser berekent automatisch het subtotaal exclusief BTW, het BTW-bedrag (apart vermeld) en het totaal inclusief BTW. De gegenereerde PDF voldoet aan alle factuurvereisten van de Belastingdienst. Je kunt de factuur ook exporteren als UBL 2.1 XML voor directe import in Moneybird, Exact Online of Snelstart.
Maak je eerste factuur gratis
Chaser is gratis voor je eerste 3 facturen. Geen creditcard nodig. Genereer een professionele factuur met correcte BTW-berekening, stuur hem direct naar je klant en laat Chaser de herinneringen sturen als ze niet op tijd betalen.
Maak gratis je eerste factuur →Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur in het Engels sturen aan een Nederlandse klant?
Ja, dat mag. De Belastingdienst stelt geen taaleisen aan facturen. Je mag een invoice in het Engels sturen aan Nederlandse klanten, zolang alle verplichte gegevens aanwezig zijn.
Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?
Een offerte is een aanbieding vóór de levering. Een factuur is een rekening ná de levering. Juridisch heeft een factuur meer gewicht — het is de basis voor incasso bij niet-betaling.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
De Belastingdienst verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Digitale opslag is toegestaan. Chaser slaat je facturen automatisch op in het dashboard.
Kan ik een factuur annuleren?
Je kunt een factuur niet zomaar verwijderen als die al verstuurd is. Juridisch moet je een creditnota uitschrijven voor het volledige factuurbedrag om de oorspronkelijke factuur te neutraliseren.