Betalingsherinnering Sturen: 5 Gratis Templates
De perfecte betalingsherinnering — niet te agressief, niet te zacht. Hier zijn 5 kant-en-klare templates voor elke fase van het aanmaningsproces.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
| Timing | Type | Toon |
|---|---|---|
| 3 dagen vóór vervaldatum | Pre-reminder (3 dagen voor vervaldatum) | Vriendelijk |
| Vervaldatum | Op of net na vervaldatum | Neutraal / vriendelijk |
| 7 dagen na vervaldatum | 7 dagen te laat (eerste officiële herinnering) | Vriendelijk maar direct |
| 14 dagen na vervaldatum | 14 dagen te laat (formele aanmaning) | Formeel |
| 21+ dagen na vervaldatum | 21+ dagen te laat (voor incasso / formele stappen) | Formeel / incasso-dreigement |
5 gratis betalingsherinnering templates
Toon en afstemming
Begin altijd vriendelijk
Veel te late betalingen zijn vergissingen. Start met de aanname van goede wil — het scheelt relaties.
Escaleer bij elke herinneringsfase
Elke volgende herinneringen mag iets strakker. Niet agressief — maar wel duidelijker over de consequenties.
Feiten, geen emoties
'Factuur staat 14 dagen open' is professioneel. 'Ik snap niet dat je nog niet hebt betaald' is dat niet.
Wat je NOOIT schrijft
Excuses voor het sturen van de herinnering ('Sorry dat ik weer stoor'). Dat ondermijnt je positie direct.
Automatisch betalingsherinneringen versturen
Chaser verstuurt alle 5 fasen automatisch — je hoeft er zelf niets voor te doen. Zodra je factuur verzonden is, start Chaser de aanmaningssequentie. Jij blijft de goede cop.
Dag 3 · Dag 7 · Dag 14 · Dag 30 — volledig automatisch, volledig professioneel.
Probeer Chaser gratis — 3 facturen →Veelgestelde vragen
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
De meest effectieve aanpak: stuur een pre-reminder 3 dagen voor de vervaldatum (optioneel maar effectief), een betalingsherinnering op of net na de vervaldatum, een eerste aanmaning na 7 dagen, een formele aanmaning na 14 dagen, en een incasso-aanmaning na 21 of 30 dagen. Wacht niet te lang — hoe langer je wacht, hoe minder kans op betaling.
Hoe schrijf je een professionele betalingsherinnering?
Een goede betalingsherinnering is: vriendelijk maar duidelijk, vermeldt het factuurnummer en bedrag, noemt de vervaldatum en hoeveel dagen het te laat is, en geeft een concrete actie (betalen vóór datum X). Niet te verontschuldigend ('sorry dat ik dit vraag...') maar ook niet agressief. Zakelijk, direct en professioneel.
Mag ik incassokosten in rekening brengen bij een betalingsachterstand?
Ja, op basis van de Wet Incassokosten (WIK). Voor B2B-transacties loop je automatisch in verzuim na het verstrijken van de betalingstermijn. De WIK-staffel bepaalt het maximum: voor een factuur van €1.000 zijn dat €150. Het minimum is altijd €40. Vermeld de incassokosten expliciet in je aanmaning en geef een laatste betalingstermijn van 14 dagen.
Hoe toon je professioneel maar stevig in een betalingsherinnering?
Het geheim is: feiten, geen emoties. 'Factuur #123 staat al 14 dagen open' is feitelijk en zakelijk. 'Ik vind het vervelend dat je nog niet hebt betaald' is emotioneel en verzwakt je positie. Gebruik professionele taal, benoem de feiten (bedrag, datum, vervaldatum), en geef duidelijk aan wat je verwacht (betaling vóór [datum]).
Wat doe je als een klant niet reageert op je betalingsherinneringen?
Geen reactie na meerdere herinneringen? Schakel over naar een formeel aanmaningsproces: stuur een aangetekende brief, voeg incassokosten toe, en overweeg een incassobureau (no-cure-no-pay) of de kantonrechter voor bedragen tot €25.000. Chaser automatiseert de e-mailreeks — als dat niet werkt, is het tijd voor formele stappen.
Gerelateerd: Betalingsachterstand ZZP · Eerste Factuur Sturen · Chaser voor ZZP'ers