Je Eerste Factuur Sturen als ZZP'er: Stap voor Stap Gids
Je hebt je eerste opdracht binnenhaaed — gefeliciteerd! 🎉 Nu de factuur. Hier is alles wat je nodig hebt om correct en professioneel te factureren als beginnend ZZP'er.
Wat heb je nodig vóór je eerste factuur?
Je moet ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel vóór je je eerste factuur verstuurt. Inschrijven kost €95 (eenmalig). Je krijgt een KvK-nummer dat je op je facturen vermeldt.
Na je KvK-inschrijving ontvang je automatisch een BTW-nummer van de Belastingdienst. Dit nummer (formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) moet op elke B2B-factuur staan. Verwerk zo'n 1-2 weken om het te ontvangen.
Een aparte zakelijke rekening is niet wettelijk verplicht maar sterk aanbevolen voor overzicht en administratie. Je privérekening mag ook — zolang je inkomsten en uitgaven kunt tracken.
Begin eenvoudig: '1' of '2026-001'. Elk factuurnummer moet uniek zijn. Je kunt kiezen welk systeem je gebruikt, maar het moet oplopend en aantoonbaar zijn.
Je eerste factuur opmaken
Een geldige NL-factuur bevat de volgende verplichte velden:
Je eerste factuur versturen
📧 Per e-mail (aanbevolen)
Stuur je factuur als PDF-bijlage. Schrijf een korte begeleidende tekst:
Beste [naam],
Hierbij de factuur voor [omschrijving opdracht].
Totaalbedrag: €[bedrag] (te betalen voor [datum]).
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
💳 Betaallink toevoegen
Voeg een betaallink toe (iDEAL) direct in je e-mail of op de factuurpagina. Klanten die in één klik kunnen betalen, doen dat gemiddeld 12 dagen sneller.
📁 Bewaar een kopie
Sla je facturen op voor je administratie. Je bent wettelijk verplicht je facturen 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.
Wat als je klant niet betaalt?
Chaser automatiseert dit proces: instellen welke factuur je wil opvolgen, en Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30. Jij hoeft er niets voor te doen. Probeer gratis →
Veelgestelde vragen
Welk factuurnummer gebruik ik voor mijn eerste factuur?
Dat mag je zelf kiezen, zolang je opvolgende nummers gebruikt. Populaire opties: begin met '1' (2, 3, 4...), gebruik het jaar als prefix '2026-001', of een combinatie van initialen '2026-AJ-001'. Het enige wat telt: elk nummer is uniek en de volgorde is aantoonbaar opeenvolgend. Begin dus niet met '100' als je al eerder facturen hebt verstuurd.
Hoe bereken ik BTW op mijn eerste factuur?
Voor de meeste ZZP'ers geldt 21% BTW op diensten. Stel je brengt €1.000 ex. BTW in rekening: BTW = €1.000 × 21% = €210. Totaal factuur = €1.210. Zet altijd het bedrag excl. BTW, het BTW-percentage, het BTW-bedrag en het totaal incl. BTW apart op je factuur. Ben je KOR-vrijgesteld (omzet < €20.000/jaar)? Dan stuur je zonder BTW en noteer je 'BTW vrijgesteld o.g.v. de KOR'.
Welke betalingstermijn gebruik ik op mijn eerste factuur?
14 of 30 dagen zijn de meest gebruikte betalingstermijnen voor ZZP'ers. 14 dagen is beter voor je cashflow. 30 dagen is de standaard voor grotere bedrijven. Voor kleine opdrachten of nieuwe klanten is 14 dagen redelijk. Noteer de betalingstermijn als 'Te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum' en vermeld de uiterste betaaldatum expliciet.
Moet ik een KvK-nummer op mijn factuur vermelden?
Er is geen wettelijke verplichting om je KvK-nummer op elke factuur te zetten, maar het is wel sterk aanbevolen voor zakelijke betrouwbaarheid. Je BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent) is wel verplicht op B2B-facturen. Op je zakelijke website is het KvK-nummer overigens wel wettelijk verplicht.
Wat als mijn eerste klant niet betaalt?
Stuur na het verstrijken van de betalingstermijn een vriendelijke herinnering — vaak genoeg voor een eerste keer. Geen reactie? Stuur een formele aanmaning. Nog steeds geen betaling? Dan kun je incassokosten in rekening brengen op basis van de WIK-staffel. Chaser automatiseert dit hele aanmaningsproces zodat je er zelf niet aan hoeft te denken.