Klant Betaalt Factuur Niet: Wat Kun Je Doen?

Elke ZZP'er maakt het mee: je hebt goed werk geleverd, de factuur verstuurd — en dan... stilte. De betaling blijft uit. Dit artikel geeft je een concreet stappenplan, van eerste controle tot incasso.

Stap 1: Controleer de Basics

Voordat je een herinnering stuurt, controleer je even of alles aan jouw kant in orde is. Veel “wanbetalers” zijn eigenlijk klanten die een fout in de factuur willen bespreken maar het niet aangeven.

• Is de factuur naar het juiste e-mailadres gestuurd? Controleer of je het juiste contactpersoon hebt aangeschreven — bij grotere bedrijven is er vaak een aparte crediteurenadministratie.
• Klopt het IBAN/rekeningnummer op de factuur? Een typefout hier betekent dat betalen letterlijk onmogelijk is.
• Staat de betalingstermijn duidelijk vermeld? Zonder datum kan de klant zeggen dat hij er nog van uit ging dat hij meer tijd had.
• Zijn de werkzaamheden correct omschreven? Vage omschrijvingen leiden tot vragen die een klant eerder uitstelt dan oplost.
• Is de BTW correct berekend? Een BTW-fout is voor sommige klanten een reden om de factuur even “in de wacht te zetten”.

Als alles klopt, ga je naar stap 2.

Stap 2: Vriendelijke Herinnering

Wanneer versturen: 7 dagen na de vervaldatum. Niet eerder, niet veel later.

De toon is behulpzaam — geen verwijten. De meeste klanten zijn gewoon vergeten te betalen. Door vriendelijk te zijn, houd je de relatie intact én geef je ze een makkelijke “out” (oh, was ik dat vergeten — betaal ik meteen).

Onderwerp: Herinnering factuur [nummer]

Beste [naam],

Ik maak je graag attent dat factuur [nummer] voor €[bedrag] op [datum] betaald had moeten zijn.

Heb je al betaald? Dan is dit bericht niet meer van toepassing.

Mocht er iets onduidelijk zijn over de factuur of de werkzaamheden, hoor ik het graag — dan lossen we dat snel op.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Stap 3: Officiële Aanmaning

Wanneer versturen: 14 dagen of meer na de vervaldatum, als de vriendelijke herinnering geen reactie heeft opgeleverd.

Vanaf nu wordt de toon formeler. Je wijst de klant op zijn wettelijke verplichtingen en kondigt incassokosten aan. Op grond van de Wet Incassokosten (WIK) mag je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen als je eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van 14 dagen.

De minimum incassokosten bedragen €40 (bij facturen tot €266,67). Bij hogere bedragen is het 15% van de hoofdsom.

Onderwerp: Aanmaning factuur [nummer] — betaling vereist

Beste [naam],

Ondanks mijn eerdere herinnering heb ik nog geen betaling ontvangen van factuur [nummer] voor €[bedrag], met vervaldatum [datum].

Ik sommeer je hierbij vriendelijk doch dringend om het openstaande bedrag van €[bedrag] te voldoen binnen 14 dagen na dagtekening van dit bericht.

Indien betaling uitblijft, maak ik aanspraak op de wettelijke incassokosten conform de Wet Incassokosten (WIK), alsmede de wettelijke handelsrente vanaf de vervaldatum.

Gaarne ontvang ik uw betaling uiterlijk op [datum + 14 dagen].

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam] | KvK [nummer]

Stap 4: Incassobureau of Rechtbank

Als ook de officiële aanmaning geen resultaat heeft, zijn er drie routes:

Incassobureau

Een incassobureau neemt het volledige traject over. Je betaalt hen een commissie van 15–25% van het geïncasseerde bedrag — maar je doet er zelf niets meer aan. Voordeel: weinig werk voor jou. Nadeel: bij kleine facturen vreet de commissie het rendement op.

Kantonrechter (vorderingen tot €25.000)

Bij een vordering tot €25.000 kun je zelf naar de kantonrechter zonder advocaat. Griffiekosten bedragen circa €85. De doorlooptijd is gemiddeld 3–6 maanden. Als je wint, worden proceskosten doorgaans aan de klant doorberekend.

Gerechtsdeurwaarder

Na een rechterlijk vonnis kan een gerechtsdeurwaarder het vonnis ten uitvoer leggen — bankbeslag, loonbeslag of beslag op eigendommen. Dit is de zwaarste stap, maar ook de meest effectieve als de klant betaalmiddelen heeft.

Preventie: Hoe Voorkom Je Dit?

De beste strategie is te voorkomen dat je in deze situatie terechtkomt. Dit zijn de drie meest effectieve maatregelen:

• Kortere betalingstermijn (14 dagen). Standaard 30 dagen is in veel sectoren overbodig. Onderzoek toont aan dat 14-daagse termijnen sneller worden betaald — en dat clients er zelden bezwaar tegen maken als je het gewoon standaard hanteert.
• Aanbetaling vragen (30–50%). Vraag bij nieuwe klanten of bij grote opdrachten een aanbetaling. Dit filtert onbetrouwbare klanten eruit én beperkt je risico als het toch misgaat.
• Automatisch aanmanen met Chaser. De meeste late betalingen worden nooit opgevolgd — simpelweg omdat het ongemakkelijk voelt om te schrijven. Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30 — altijd in de juiste toon.