Hoe Stuur Je een Aanmaning? (Gratis Templates + Tips) 2026

Een aanmaning sturen voelt ongemakkelijk — maar het is een normaal en noodzakelijk onderdeel van zakendoen. In Nederland heeft 40-60% van de ZZP'ers regelmatig te maken met te late betalingen. Het goede nieuws: met de juiste aanpak en templates ben je in 5 minuten klaar.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Er is een duidelijk onderscheid tussen een betalingsherinnering (vriendelijk verzoek) en een aanmaning (formele ingebrekestelling). Hier is de aanbevolen tijdlijn:

Dag 0

Factuur verstuurd

Factuur per email verstuurd met PDF-bijlage en betalingstermijn.

Dag 14

Eerste vriendelijke herinnering

Licht, vriendelijk. Aanname: klant is het vergeten. Geen verwijt.

Dag 21

Formele aanmaning

Klant is officieel in betalingsverzuim. Aankondiging incassokosten bij uitblijven betaling.

Dag 30

Laatste aanmaning

Laatste kans voor de klant om te betalen voor incassobureau wordt ingeschakeld.

Dag 30+

Incassobureau / deurwaarder

Overdracht aan incassobureau of gerechtelijk traject via kantonrechter.

💡 Tip: Chaser automatiseert deze tijdlijn

Met Chaser stel je de vervaldatum in en worden de herinneringen en aanmaningen automatisch verstuurd — op het juiste moment, met de juiste toon.

Gratis aanmaning templates

Template 1: Eerste vriendelijke herinnering

Stuur dit ~7-14 dagen na vervaldatum. Ga uit van goede wil.

Onderwerp: Herinnering: factuur [NUMMER] staat nog open

Beste [NAAM KLANT],

Ik wil je vriendelijk attenderen op factuur [NUMMER] van [FACTUURDATUM] voor €[BEDRAG], die op [VERVALDATUM] vervallen was.

Mogelijk is de factuur over het hoofd gezien — dat overkomt de beste. Ik verzoek je vriendelijk het bedrag zo spoedig mogelijk over te maken naar:
IBAN: NL00 XXXX 0000 0000 00 t.n.v. [NAAM]

Heb je vragen? Dan hoor ik het graag.

Met vriendelijke groet,
[NAAM]

Template 2: Formele aanmaning (met aankondiging incassokosten)

Stuur dit ~21 dagen na vervaldatum. Dit is een officiële ingebrekestelling.

Onderwerp: AANMANING: factuur [NUMMER] — betaling vereist voor [DATUM + 14 DAGEN]

Beste [NAAM KLANT],

Ondanks mijn eerdere herinnering is betaling van factuur [NUMMER] (€[BEDRAG], vervallen op [VERVALDATUM]) nog niet ontvangen.

Hierbij stel ik u formeel in gebreke. Ik verzoek u het verschuldigde bedrag van €[BEDRAG] uiterlijk op [DATUM + 14 DAGEN] te voldoen.

Indien betaling uitblijft, ben ik genoodzaakt incassomaatregelen te treffen. Op grond van de Wet Incassokosten (WIK) bent u dan tevens de wettelijke incassokosten verschuldigd van €[WIK-BEDRAG], te vermeerderen met de wettelijke rente.

U kunt betalen via:
IBAN: NL00 XXXX 0000 0000 00 t.n.v. [NAAM]
Onder vermelding van: [FACTUURNUMMER]

Met vriendelijke groet,
[NAAM]

Template 3: Laatste aanmaning voor incasso

Stuur dit ~30 dagen na vervaldatum. Laatste kans voor de klant.

Onderwerp: LAATSTE AANMANING: factuur [NUMMER] — overdracht aan incassobureau per [DATUM]

Beste [NAAM KLANT],

Ik heb u meerdere malen verzocht om betaling van factuur [NUMMER] (€[BEDRAG], vervallen op [VERVALDATUM]). Tot op heden heb ik geen betaling ontvangen.

Dit is mijn laatste aanmaning. Indien betaling van €[BEDRAG] niet voor [DATUM IN 7 DAGEN] op mijn rekening staat, draag ik deze vordering over aan een incassobureau. De bijkomende incassokosten (€[WIK-BEDRAG] conform WIK), deurwaarderskosten en wettelijke rente zijn volledig voor uw rekening.

Mijn boekhouder beheert momenteel mijn openstaande vorderingen. U kunt deze situatie nog voorkomen door nu te betalen:
IBAN: NL00 XXXX 0000 0000 00 t.n.v. [NAAM]

Met vriendelijke groet,
[NAAM]

Wettelijke incassokosten (WIK-staffel)

Vanaf het moment dat je een formele aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van 14 dagen, heb je recht op incassokosten conform de Wet Incassokosten (WIK). Deze kosten zijn wettelijk vastgelegd:

Openstaand bedrag	Percentage	Voorbeeld
Tot €267	15% (min. €40)	€500 → €75
€267 – €1.333	15%	€1.000 → €150
€1.334 – €6.667	10%	€3.000 → €300
€6.668 – €20.000	5%	€10.000 → €500
Boven €20.000	1%	€25.000 → €250

Minimum: €40. Vermeld de WIK-kosten expliciet in je formele aanmaning (Template 2 hierboven).

Automatisch aanmanen met Chaser

Aanmaningen versturen is tijdrovend en ongemakkelijk. De meeste ZZP'ers stellen het uit — en verliezen daardoor geld. Chaser automatiseert het hele proces:

✓Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30 na de vervaldatum
✓De toon escaleert automatisch — vriendelijk tot formeel
✓Jij bepaalt wanneer je wil stoppen, pauzeren of escaleren
✓Zodra de klant betaalt, stop je de reeks met één klik
✓Alle emails worden in jouw naam verstuurd — klanten reageren direct op jou

Stop met handmatig aanmanen

Chaser stuurt de aanmaningen automatisch. Gratis voor 3 facturen.

Gratis starten →

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek: 'Je factuur staat nog open, heb je hem gezien?' Een aanmaning is formeler: je stelt de klant officieel in gebreke (betalingsverzuim) en kondigt eventuele incassokosten aan. Na een aanmaning heb je wettelijk recht op incassokosten conform de Wet Incassokosten (WIK).

Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?

Je mag incassokosten berekenen nadat je de klant een formele aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. De klant moet uitdrukkelijk gewaarschuwd worden dat incassokosten volgen bij uitblijvende betaling. De incassokosten worden berekend volgens de WIK-staffel: minimaal €40, oplopend per schuldhoogte.

Wat zijn de wettelijke incassokosten in Nederland (WIK-staffel)?

De WIK-staffel: 15% over de eerste €2.500 (min. €40), 10% over €2.500–€5.000, 5% over €5.000–€10.000, 1% over €10.000–€200.000, 0,5% over het meerdere. Voorbeeld: voor een factuur van €1.000 zijn de incassokosten €150. Voor €500 zijn het €75 (maar minimaal €40).

Moet ik eerst een herinnering sturen voor ik een aanmaning stuur?

Wettelijk gezien niet altijd — als de betalingstermijn is verstreken, is de klant al in verzuim. Maar in de praktijk is het verstandig eerst een vriendelijke herinnering te sturen (dag 1-7 na vervaldatum), dan een formele aanmaning (dag 14), en pas daarna incassomaatregelen te nemen. Dit houdt de klantrelatie intact.

Wat doe ik als de klant na de aanmaning nog steeds niet betaalt?

Na een (laatste) aanmaning zijn je opties: (1) een incassobureau inschakelen — zij nemen de invordering over, (2) een deurwaarder inschakelen voor een gerechtelijk traject, (3) een betalingsregeling treffen. Voor bedragen boven €5.000 is een rechtszaak via de kantonrechter een optie. Documenteer alle aanmaningen zorgvuldig.